Gestire la comunicazione in un team virtuale
Come ben sai e come ti abbiamo spiegato nell’ultimo articolo, curare la comunicazione con i clienti è fondamentale. Ma in questo periodo di Smart Working c’è bisogno anche di controllare la coordinazione del proprio team.
Adesso che siamo tutti distanti dobbiamo comunicare in modo diverso con i nostri colleghi e spesso lo si fa nel modo sbagliato. Ecco alcuni consigli su come migliorare la comunicazione tra i tuoi team.
Evita fiumi di email, sfrutta le call
Ne abbiamo tutti almeno una nella nostra casella di posta, quelle conversazioni su Gmail lunghissime con 50/60 email. La regola deve essere: “Se c’è bisogno di più di tre email, allora bisogna chiamare”.
Ci sono molti strumenti che ti possono aiutare con le call, non devono per forza essere videochiamate. Pianificarle con Google Calendar inoltre aiuta ad organizzare la propria giornata, in modo da non trascurare le tue attività.
In generale, decidi a seconda della comunicazione qual è il mezzo di comunicazione migliore. A volte non c’è neanche bisogno di una mail, magari, ma di un semplice messaggio su Whatsapp.
Comunica tanto… anche troppo se necessario
Ovviamente non si può passare la propria giornata a parlare, avrai anche tutte le tue attività da svolgere e i tuoi dipendenti hanno le loro. Ma come puoi ben immaginare, quando non si parla faccia a faccia è possibile che avvengano dei problemi a livello di comunicazione.
Fraintendimenti, incomprensioni e appuntamenti messi all’orario sbagliato sono un rischio quando non c’è un dialogo diretto e preciso. Perciò chiedi, anche più del necessario, anticipa questi errori di comunicazione in modo da non pagarne dopo le conseguenze.
In ultimo, ricordati che non puoi fornire supporto 24/7 perché appunto tutti noi abbiamo una vita e altri impegni lavorativi, stabilisci degli orari dove rispondere a mail o per organizzare call e fallo SOLO in quel periodo di tempo.