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I 5 strumenti più utili per adattarsi allo Smart Working

In queste settimane sicuramente avrai almeno una volta sentito parlare dello Smart Working, molte aziende italiane si sono dovute adattare a questo nuovo metodo di lavoro per sopperire all’emergenza Coronavirus.

Ma, a parte la definizione in sé e per sé, quali possono essere gli strumenti adatti a questo metodo di lavoro? Di cosa hai bisogno? In questo articolo, andremo a vedere tutto ciò che ti può aiutare ad adattare la tua azienda allo Smart Working.


La definizione di Smart Working

Diamo una rapida definizione al concetto di Smart Working, stando all’Osservatorio del Politecnico di Milano:

Lo Smart Working è una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione dei risultati.

In altre parole, i dipendenti hanno più libertà sul dove e come lavorare, ma questo significa anche molte più responsabilità.

 

Gli strumenti più utili

Veniamo al dunque, perché immagino che già saprai la definizione di Smart Working, ma stai usando tutti gli strumenti necessari? Stai sfruttando un centralino virtuale? Hai i giusti mezzi per le videoconferenze?

Procediamo con ordine. Il modo migliore per gestire la telefonia fissa in questo periodo è quello di sfruttare un centralino VoIP o virtuale. Sfruttando la tecnologia cloud, è possibile gestire e rispondere alle telefonate direttamente dal computer o dal cellulare. Inoltre può collegarsi direttamente con altre piattaforme come un CRM, per salvare le telefonate.

Un esempio di centralino virtuale e che utilizza anche Artmatica, è Wildix.

Le videoconferenze però sono sicuramente al centro di questo nuovo metodo di lavoro. In fondo avrai bisogno di comunicare con i tuoi colleghi per coordinarti con loro. Ma non solo, avrai anche necessità di parlare con i clienti e di fornirgli dei servizi che magari prima fornivi in prima persona.

Qui ti vengono in aiuto strumenti gratuiti quali Skype o Google Hangouts, probabilmente la soluzione più rapida e semplice da usare. Ma se hai bisogno di un qualcosa di più elaborato può usare GoToMeeting.

Se dovessi inoltre aver bisogno di registrare la conferenza, puoi sfruttare gli strumenti di registrazione schermo integrati in Windows o in iOS, oppure scaricare OBS Studio che permette anche di fare dirette su Facebook, Periscope, Youtube o Twitch.

In ultimo, ma decisamente non meno importante, avrai bisogno di una piattaforma per gestire tutti i dati dei tuoi clienti e soprattutto le attività dei tuoi dipendenti. Un CRM in cloud è l’ideale per gestire l’azienda da remoto. Noi abbiamo scelto SalesForce.com.


Ma funziona per davvero?

Veniamo al dunque, questa filosofia funziona? O la produttività rallenta? Sicuramente ha alcuni punti deboli. Alcuni manager (il 34%) hanno parlato di una difficoltà nella gestione delle emergenze, altri (il 32%) nell’utilizzo delle nuove tecnologie. Circa il 46% dei manager invece non trovano particolari criticità.

Per gli smart-worker invece le maggiori difficoltà sono: la sensazione di isolamento (35%), le distrazioni esterne (21%) e la barriera tecnologica (11%).

E quali possono essere invece i pro? Stando alle ricerche fatte dall’Osservatorio del Politecnico di Milano, l’adozione di un modello adeguato di Smart Working può aumentare la produttività del 15%. Inoltre è stimato che può far risparmiare ai lavoratori fino a 40 ore all’anno per gli spostamenti.

Circa il 76% dei dipendenti che ha scelto questo metodo è soddisfatto (contro il 55% soddisfatto del lavoro tradizionale), inoltre vi è un maggiore equilibrio tra vita lavorativa e privata ed è stata riscontrata una crescita nella motivazione e del coinvolgimento dei dipendenti.

Sono tutti fattori non da poco, che probabilmente molte aziende italiane non hanno mai preso in considerazione. Questo è il periodo migliore per mettere in atto lo Smart Working e soprattutto colmare delle mancanze a livello tecnologico.

Perché tutti gli strumenti elencati sopra possono esserti molto utili anche normalmente e magari non hai mai pensato di implementarli. Sfrutta quindi questo momento per sperimentare, trovare soluzioni che altrimenti non avresti mai provato.

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